Un logiciel pharmacie qui controle tout le cycle de vente
De ordered a paid puis dispensed, Maduuka donne aux pharmacies un workflow controle avec regles d'identite plus strictes, suggestions FEFO, approbations superviseur et reporting base sur les medicaments effectivement servis.
Pourquoi c'est important
Une vente pharmacie ne devrait jamais etre un simple ticket caisse.
Dans un POS generique, le caissier enregistre la vente, le stock baisse tout de suite, et l'histoire d'audit s'arrete la. C'est trop faible pour une pharmacie quand il faut gerer ordonnances, medicaments controles, dispensation partielle, credit client ou retours par lot.
Maduuka separe les etapes avec permissions distinctes pour montrer ce qui a ete demande, paye, physiquement servi, laisse en attente, rembourse ou retourne plus tard.
Comment fonctionne le workflow pharmacie dans Maduuka
Chaque action importante est separee, horodatee et tracable pour garder coherents stock, dispensation et finance.
1. Capture et validation de la commande
- Le vendeur selectionne les medicaments, les relie a un profil patient ou a un nom walk-in, et peut joindre une reference d'ordonnance.
- Les commandes basees sur ordonnance appliquent des regles plus strictes : un walk-in ne peut pas porter une ordonnance, le patient doit avoir un numero de telephone, et les medicaments controles ne peuvent pas etre vendus sans prescription.
- Avant acceptation, Maduuka valide le contexte agence, confirme la presence d'un depot et bloque la vente si le stock de l'agence est insuffisant.
2. Revue caisse et paiement
- A la creation, la commande produit les lignes de facture mais reste en etat `ordered` et aucun stock n'est encore deduit.
- Le caissier verifie patient, agence, reference d'ordonnance, apercu des articles et credit client disponible avant encaissement.
- Le paiement peut etre en especes, mobile money, virement, carte, credit ou mix de moyens, et Maduuka exige une correspondance exacte avec le total facture.
3. Dispensation et controle des lots
- Apres paiement, la commande passe a `paid`, Maduuka enregistre qui a encaisse et quand, puis ecrit un evenement `payment_taken` dans l'audit trail.
- Les commandes payees entrent dans la file du dispensateur par heure de paiement avec calcul des quantites en attente, deja servies, et suggestions de lots FEFO approuves et non expires.
- Les medicaments controles exigent une validation par une deuxieme personne avec PIN de pharmacien et jeton d'approbation lie a l'action exacte.
4. Exceptions, retours et reporting
- Le stock descend uniquement quand le dispensateur confirme. Facture et lots touches sont verrouilles, les mouvements sont atomiques, et tout echec declenche un rollback complet.
- La commande finit en `dispensed` ou `partially_dispensed`, avec la quantite non servie restant visible comme solde a traiter.
- Maduuka gere annulation, remboursement, flag vers caisse, cloture partielle avec remboursement, et retour complet au lot source. Les rapports de revenu ne comptent que les commandes effectivement servies.
Responsabilite
Ce workflow est concu pour stopper les fuites, pas seulement enregistrer des ventes.
Separation des roles : saisie, caisse, dispensation, approbation des medicaments controles, remboursements et retours sont permissionnes separement.
Aucune fuite de stock silencieuse : le stock ne diminue qu'au moment de la dispensation.
Tracabilite des lots : chaque ligne dispensee reste reliee au lot source exact.
Responsabilite caisse : chaque paiement est rattache a la methode et au bon compte comptable, et le credit cree une dette suivie.
Journal complet des evenements : creation, paiement, dispensation, annulation, flag, remboursement, cloture partielle et retour sont journalises.
Controle superviseur : les substances controlees exigent un autre utilisateur validateur, jamais une auto-approbation.
Reconciliation plus propre : le revenu pharmacie refleche les ventes effectivement servies et non les paiements non dispenses.
Responsabilite agence : files et actions sont bornees par agence pour eviter les traitements croises sans droit.
Galerie module
Galerie du module pharmacie
Pharmacienne utilisant une tablette pour verifier les fiches medicaments et les informations de stock
Interaction au comptoir d'une pharmacie montrant la remise des medicaments et un service client guide
Pharmacienne expliquant le traitement et la posologie a une patiente
Questions frequentes avant de changer de logiciel pharmacie
Le workflow est volontairement strict : il protege stock, caisse, dossiers patients et conformite.
Pret a gerer une pharmacie avec des controles operationnels plus stricts ?
Maduuka donne a vos vendeurs, caissiers, dispensateurs, pharmaciens superviseurs et equipe finance un workflow plus propre de la commande jusqu'au retour par lot. Explorez aussi le module restaurant si votre activite gere aussi cuisine et comptoir. Le meme moteur inventaire alimente les controles de lots, expiration, FEFO, comptage et rappel dans toute la plateforme.